- Space management software
Lär dig mer om space management software: Få ut mesta möjliga av dina kvadratmeter och ditt skrivbordsutrymme.
Besparingar, minskade CO2-utsläpp och förbättrat välbefinnande är bara några av fördelarna med space management software. IoT Fabrikken delar med sig av sin erfarenhet av att ge råd till förvaltnings- och driftavdelningar.
Du får dokumentation över hur dina kvadratmeter används.
Om man frågar Dorthe Deleuran vad som är den främsta anledningen till att kunderna kontaktar IoT Fabrikken när de behöver mäta utnyttjandegraden av kontor, mötesrum och skrivbord, svarar försäljningschefen snabbt:
‘Dokumentation’, säger hon och utvecklar:
‘Det handlar om att få dokumentation på att det finns antingen för mycket eller för lite utrymme. Cheferna säger att deras medarbetare är på kontoret, och det stämmer. För medarbetarna är ofta där när chefen är där, men inte nödvändigtvis när chefen inte är där. Om vi tittar oss omkring kan vi se att lokalerna långt ifrån används hela veckan och att bokade mötesrum står tomma’, säger Dorthe Deleuran, som under de senaste åren har gett råd till allt fler företag och kommuner om space management.
Hon och resten av teamet på IoT Fabrikken arbetar intensivt med space management software som syftar till att minska utrymmet för att minimera kostnader och energiförbrukning samtidigt som man skapar en modern arbetsplats där medarbetarna trivs och har de bästa förutsättningarna för att arbeta produktivt.
IoT Fabrikkens lösning består i korthet av små bordssensorer som placeras under skrivborden och vid varje stol i mötesrummet. Sensorerna är lika stora som ett frimärke och använder värme och maskininlärning för att upptäcka när varje skrivbord används. All denna data matas in i RoomAlyzers programvaruplattform.
Space management software rustar dig för den moderna arbetsplatsen.
När så många företag vänder sig till space management software handlar det om mer än bara hardcore data och utrymmesoptimering. Siffror har visat att vi utnyttjar möjligheten att arbeta hemifrån på samma nivå som när hemarbetet nådde sin första topp under coronapandemin 2021.
‘Mjukare värden som välbefinnande, medarbetarnöjdhet och attraktivitet är också viktiga för de företag och kommuner jag pratar med. De vill ha en bra onboarding och en gemensam kultur på kontoret. Därför måste de ge de medarbetare som nu kan arbeta hemifrån en anledning att komma in. Därför ser vi att det skapas träningsrum och lounger, att dagbäddar och skärmar i taket dyker upp på inventarielistan, tillsammans med en trevlig matsal.
De nya generationerna är inte heller födda in i en 9-till-5-arbetsdag. De behöver ett annat erbjudande än tidigare’, säger Dorthe Deleuran och tillägger: ‘Därför finns det ett behov av löpande space management på en helt annan nivå än vad vi har sett tidigare.’
2 miljoner kronor i besparingar per år och nya anläggningar med space management.
Ett exempel på ett företag som använder IoT Fabrikkens lösning är DI, Danmarks största företags- och arbetsgivarorganisation. Efter att ha mätt med IoT Fabrikkens sensorer har de tagit bort 650 kvadratmeter från sitt eget bestånd och kan istället hyra ut dem, berättar FM-chefen:
‘Vi sparar 770 danska kronor per kvadratmeter och får dessutom en hyresintäkt på 2200 danska kronor per kvadratmeter. Du kan räkna ut det själv’, säger han vänligt.
‘Och om du räknar själv så blir det en besparing på nästan 2 miljoner danska kronor per år i driftskostnader och inkommande hyresintäkter. Ända ner till den nedersta raden. I byggnaden finns också plats för ett läger med bordsfotboll, mysiga loungeområden och zoner för olika projekt, vilket också betyder något för ESG. Det finns en byggherre som inte behöver bygga de där kvadratmetrarna någon annanstans när vi delar på utrymmet’, säger Jimmy Holck, DI’s chef för Facility Management, till Dansk Facilities Managements tidning.
50% överkapacitet är vardagsmat – och besparingspotentialen är enorm.
Space management software är meningsfull på många olika arbetsplatser, men enligt IoT Fabrikkens VD Jon Wichmann är två typer av fall särskilt vanliga.
‘Det ena är ett företag eller en kommun som har drabbats av Corona i samband med hemarbete, och därför har fastighetsförvaltningen en teori om att det faktiskt finns fler utrymmen än vad som behövs. Det andra är tillväxtföretaget som tvivlar på om de har tillräckligt med utrymmen eller inte’, säger han och fortsätter:
‘I det första fallet stöder data ofta teorin. Om man inte har skurit ner på ytorna, trots att de som tidigare var på kontoret fem dagar i veckan nu arbetar hemifrån två gånger i veckan, så har man minst 40% överkapacitet. Och våra många dataset visar faktiskt att många företag och kommuner har minst 50% utrymme som de inte utnyttjar optimalt’.
Och det kostar.
‘På en arbetsplats med 1000 anställda och 50% överkapacitet kan man spara miljoner varje år genom att inte ha de platser som ändå inte används. Naturligtvis går det inte att ta bort allt överallt. Men ofta kan man antingen hyra ut kvadratmeter, inte hyra av andra eller, ännu bättre, inte bygga nytt’, säger Jon Wichmann och fortsätter:
‘Om vi tittar på tillväxtföretaget så förändras behoven hos de enskilda avdelningarna under tillväxtresan. Här kan du kontinuerligt mäta vem som behöver vad, designa därefter och på så sätt utnyttja ditt befintliga utrymme i stället för att expandera med nytt utrymme’, säger han och understryker:
‘Det låter kanske som en kliché, men de mest hållbara kvadratmetrarna är faktiskt de som man inte bygger. Och det är vad space management handlar om.’
Från fasta sittplatser till free seating.
Precis som Dorthe Deleuran ser Jon Wichmann också att kontor organiseras på nya sätt med hjälp av insikter från IoT Fabrikkens space management software.
‘Vi ser en rörelse från fasta sittplatser mot free seating och clean desk policy. Och här hjälper vi till att mäta före och efter för att säkerställa att kommunen och företaget hittar rätt kapacitet. Det är helt enkelt ett verktyg för den dagliga verksamheten.’
Detta gäller även för kommunerna, som har det största byggnadsbeståndet i Danmark.
‘Kommunerna inhyser allt från förvaltningar till skolor och kultur. De många byggnaderna är dyra i drift, så det finns en poäng med att slå ihop saker och ting. Ofta handlar det också om att bygga nya stadshus’, säger Dorthe Deleuran och hänvisar till Gribskov kommun, där IoT Fabrikken mäter det befintliga stadshuset eftersom man vill bygga ett nytt som motsvarar de faktiska utrymmesbehoven.
Är du nyfiken på hur vi kan hjälpa dig att utnyttja dina anläggningar på ett smart sätt?
Är du nyfiken på hur vi kan hjälpa dig att utnyttja dina anläggningar på ett smart sätt?
Ring oss eller använd fälten för att meddela oss att du vill veta mer om RoomAlyzer-systemet. Vi kontaktar dig så snart vi har sett din förfrågan och kommer gärna förbi – antingen fysiskt eller online. Du är också välkommen till vårt mysiga kontor i Roskilde, Danmark.
